Phase -1   “Commitment” – Rollen und Auftragsklärung

Gemeinsames Ziel – Gemeinsame Vision des Planungsprozesses

Phase −1 bildet die Grundlage für den gesamten Schulbauprozess. Ziel dieser Phase ist es, ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Vorgehen, Rollen und Rahmenbedingungen zu entwickeln und ein verbindliches Commitment aller Entscheidungsträger zu einem partizipativen und kooperativen Planungsprozess herzustellen.
Eine gemeinsame Vision und klare Zielvorstellungen zu Beginn eines Schulbauprozesses sind entscheidend, um allen Beteiligten eine einheitliche Orientierung zu geben. Sie schaffen Klarheit darüber, welche Ziele erreicht werden sollen und wie der Weg dorthin gestaltet wird.

Eine geteilte Vision:

• reduziert Missverständnisse und Zielkonflikte,
• stärkt Motivation und Engagement,
• dient als Leitlinie für Entscheidungen,
• unterstützt den Prozess auch in herausfordernden Situationen.

So wird sichergestellt, dass der Schulbau den Bedürfnissen der Schulgemeinschaft gerecht wird und qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielt.

Kooperation als Grundprinzip des Prozesses

Kooperation und gute Zusammenarbeit zwischen Pädagogik, Bauplanung und Gemeindeverwaltung sind zentrale Erfolgsfaktoren im Schulbau. Ein partizipativer und kooperativer Planungsprozess bündelt unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse und führt zu bedarfsgerechten, tragfähigen Lösungen.
Deshalb ist es zu Beginn des Prozesses wichtig, dass sich die Entscheidungsträger aller drei Bereiche ausdrücklich zu diesem Vorgehen bekennen. Dieses Commitment schafft Transparenz, stärkt das Vertrauen und legt den Grundstein für einen erfolgreichen Planungsverlauf.

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen klären

Zu Beginn des Planungsprozesses sollten alle bereits bekannten und relevanten Rahmenbedingungen systematisch zusammengetragen werden. Sie bilden das Fundament für eine realistische, effiziente und qualitativ hochwertige Projektplanung.
Folgende Aspekte können, je nach Ausgangssituation, für den Planungsprozess relevant sein und sollten vor Planungsbeginn beleuchtet werden: 

Pädagogische Rahmenbedingungen: 

• Wird ein reines Schulgebäude oder eine integrierte Struktur für Schule und SEA geplant? 
• Gibt es ein bestehendes pädagogische Konzept, auf dessen Basis das Projekt geplant werden soll?  
• Gibt es ein bestehendes pädagogisches Raum- und Nutzungskonzept, auf dessen Basis das Projekt geplant werden soll?  
• Gibt es andere pädagogische Anforderungen oder Vorgaben an das Projekt? (Zum Beispiel in Bezug auf Inklusion,
  Förderschwerpunkte, besondere Raum- und Flächennutzung, usw.) 
• … 

Technische Rahmenbedingungen: 

• Welche Informationen zur Grundstücksgröße und Bebaubarkeit sind bekannt? 
• Welches ist die angestrebte Schülerzahl? 
• Welche Anzahl von Klassen und/oder Jahrgangsstufen sind zu erwarten? 
• Gibt es Informationen über die voraussichtliche Entwicklung der Schülerzahlen in den nächsten Jahren? 
• Sollen zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten mit eingeplant werden? 
• Ist das Projekt Teil eines übergeordneten Masterplans der Gemeindeentwicklung? 
• … 

Wirtschaftliche und zeitliche Rahmenbedingungen: 

• Welche Informationen in Bezug auf das Budget und die Finanzierung sind bekannt? 
• Was ist der vorgesehener Zeitrahmen für Planung und Bau? 
• … 

Identifikation und Einbindung aller Beteiligten

Die frühzeitige Identifikation und Integration aller relevanten Beteiligten ist eine zentrale Voraussetzung für einen erfolgreichen partizipativen Schulbauprozess. Sie stellt sicher, dass unterschiedliche Perspektiven, Bedürfnisse und Erwartungen berücksichtigt werden.

Eine breite Einbindung:
erhöht die Akzeptanz des Projekts,
ermöglicht frühzeitige Konfliktklärung,
stärkt Vertrauen und Zusammenarbeit,
fördert die Identifikation mit dem späteren Gebäude.

Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Eine klare Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten von Pädagogik, Bauplanung und Gemeindeverwaltung verhindert Missverständnisse und Doppelarbeit. Sie schafft Transparenz darüber, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Erwartungen bestehen.

Klare Rollen:
erleichtern die Abstimmung,
beschleunigen Entscheidungsprozesse,
vermeiden Kompetenzkonflikte,
stärken Vertrauen und Zusammenarbeit.

Vorteile eines partizipativen Planungsprozesses

Ein partizipativer Schulbauprozess bietet zahlreiche Vorteile:
höhere Akzeptanz des Projekts,
stärkere Identifikation der Schulgemeinschaft,
bedarfsgerechte und nutzerorientierte Planung,
effizientere Nutzung von Flächen und Ressourcen,
potenzielle Kostenvorteile durch vorausschauende Planung.

Diese Vorteile sollten allen Beteiligten zu Beginn bewusst gemacht werden, um eine gemeinsame positive Grundhaltung zu fördern.

Kenntnis der Phasen des Schulbauprozesses

Damit der Planungsprozess transparent und nachvollziehbar verläuft, ist es wichtig, dass alle Beteiligten die einzelnen Phasen und Etappen kennen. Dies erleichtert die Abstimmung, unterstützt realistische Erwartungen und fördert eine effektive Zusammenarbeit.

Ein gemeinsames Phasenverständnis:
erhöht Transparenz,
erleichtert die Koordination,
verbessert die Qualität der Ergebnisse.

Die Lenkungsgruppe – Aufgabe und Bedeutung

Die Lenkungsgruppe nimmt im partizipativen Schulbauprozess eine zentrale Rolle ein. Sie bildet das übergeordnete Steuerungs- und Koordinationsgremium, in dem die Perspektiven von Pädagogik, Bauplanung und Gemeindeverwaltung zusammengeführt werden. In ihr laufen die inhaltlichen, organisatorischen und strategischen Fäden des Planungsprozesses zusammen.

Die Lenkungsgruppe sorgt dafür, dass der Schulbauprozess zielgerichtet, abgestimmt und transparent verläuft. Sie schafft einen gemeinsamen Rahmen für Entscheidungen, klärt offene Fragestellungen an den Schnittstellen der beteiligten Bereiche und stellt sicher, dass pädagogische Zielsetzungen, bauliche Anforderungen und kommunale Rahmenbedingungen kontinuierlich aufeinander bezogen werden.

Darüber hinaus übernimmt die Lenkungsgruppe eine vermittelnde und absichernde Funktion im Prozess. Sie prüft Zwischenergebnisse, reflektiert Entwicklungen und achtet darauf, dass die gemeinsam vereinbarten Grundideen, Ziele und Prinzipien über alle Phasen hinweg handlungsleitend bleiben – auch dann, wenn sich Rahmenbedingungen ändern oder neue Herausforderungen auftreten.

Als dauerhaftes Gremium über mehrere Phasen hinweg bietet die Lenkungsgruppe den notwendigen Raum für kontinuierlichen Austausch, Abstimmung und Verständigung. Sie ist damit ein wesentlicher Garant für Qualität, Verbindlichkeit und Kooperation im gesamten Schulbauprozess.

Zusammensetzung und Mandat der Lenkungsgruppe

Damit die Lenkungsgruppe ihre zentrale Steuerungs- und Koordinationsfunktion wirksam wahrnehmen kann, ist eine sorgfältige und ausgewogene Zusammensetzung von entscheidender Bedeutung. In der Lenkungsgruppe sollten Vertreterinnen und Vertreter aus den Bereichen Pädagogik, Bauplanung und Gemeindeverwaltung zusammenkommen, die sowohl über fachliche Expertise als auch über Entscheidungskompetenz verfügen.

Eine solche Zusammensetzung stellt sicher, dass die unterschiedlichen Perspektiven, Interessen und fachlichen Anforderungen im Schulbauprozess frühzeitig zusammengeführt und gemeinsam abgewogen werden können. Gleichzeitig ermöglicht sie, Entscheidungen nicht nur fachlich fundiert, sondern auch abgestimmt und tragfähig zu treffen.

Ebenso zentral wie die Zusammensetzung ist ein klar definiertes Mandat der Lenkungsgruppe. Dieses legt fest, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten die Lenkungsgruppe übernimmt, über welche Entscheidungsbefugnisse sie verfügt und wie sie im Zusammenspiel mit weiteren Arbeits- und Beteiligungsgruppen agiert. Ein transparentes Mandat schafft
Verbindlichkeit, vermeidet Kompetenzkonflikte und gibt allen Beteiligten Sicherheit in ihren Rollen.

Die Mitglieder der Lenkungsgruppe handeln dabei im Auftrag ihrer jeweiligen Bereiche und vertreten die dort entwickelten Positionen und Interessen. Zugleich tragen sie Verantwortung dafür, relevante Informationen, Entscheidungen und Zwischenergebnisse transparent in ihre jeweiligen Organisationen zurückzuspielen. Auf diese Weise fungiert die Lenkungsgruppe als zentrale Schnittstelle zwischen den beteiligten Akteursgruppen und gewährleistet einen kontinuierlichen Informations- und Verständigungsfluss im gesamten Prozess.

Externe Prozessbegleitung

In vielen Schulbauprojekten ist eine externe Prozessbegleitung sinnvoll, insbesondere wenn unterschiedliche Akteure, Perspektiven und Organisationslogiken zusammenkommen. Sie unterstützt den Schulbauprozess mit einer neutralen, unabhängigen Perspektive und trägt zur Struktur, Qualität und Zielorientierung des Vorgehens bei.

Die externe Prozessbegleitung übernimmt eine moderierende und strukturierende Rolle. Sie begleitet zentrale Arbeitsformate, unterstützt die Ergebnisdokumentation und sorgt dafür, dass Austausch- und Entscheidungsprozesse nachvollziehbar und ergebnisorientiert verlaufen.

Durch ihre unabhängige Position kann sie zudem eine vermittelnde Rolle einnehmen, Spannungen frühzeitig aufgreifen und den konstruktiven Dialog fördern. Gleichzeitig bringt sie methodische Erfahrung und fachliches Know-how aus vergleichbaren Prozessen ein und stärkt so die Wirksamkeit der Zusammenarbeit.

(Eine externe Prozessbegleitung kann über das IFEN angefragt werden – accompagnement@ifen.lu)

Dokumentation, Transparenz und Beteiligung

Da viele zukünftige Nutzerinnen und Nutzer den Planungsprozess nur teilweise oder gar nicht miterleben, ist eine kontinuierliche und transparente Dokumentation zentral. Sie stellt sicher, dass pädagogische Grundideen, Entscheidungswege und zentrale Überlegungen auch langfristig nachvollziehbar bleiben.

Wesentlich ist dabei, dass die Dokumentation für alle Beteiligten zugänglich ist und über einzelne Projektphasen hinaus zur Verfügung steht. So wird Transparenz geschaffen, Vertrauen gestärkt und neuen Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Entscheidungen und ihre Hintergründe auch im Nachhinein zu verstehen.

Ergänzend dazu sind über den gesamten Planungsprozess hinweg geeignete Beteiligungsformate wichtig. Sie bieten allen Interessierten die Möglichkeit, sich einzubringen, mitzuwirken und den Prozess aktiv mitzugestalten. Die externen Prozessbegleiter können hier mit ihrer Expertise wertvolle Impulse geben.

Abschluss der Phase −1 und nächste Schritte

Mit dem Abschluss der Rollen- und Auftragsklärung beginnt der eigentliche Planungsprozess. In den folgenden Phasen werden die Akteure aus Pädagogik, Bauplanung und Gemeindeverwaltung unterschiedlich stark gefordert sein, um den Prozess gemeinsam voranzubringen und die nächsten Arbeitsschritte koordiniert umzusetzen.

Zu den ersten konkreten Schritten gehört die Benennung der Mitglieder der Lenkungsgruppe sowie die Organisation ihres ersten Treffens. Parallel dazu sollte die Beauftragung einer externen Prozessbegleitung erfolgen, die den weiteren Verlauf des Planungsprozesses strukturiert unterstützt und begleitet. Mit diesen vorbereitenden Maßnahmen sind die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, um den Schulbauprozess koordiniert und zielgerichtet anlaufen zu lassen.