Archivage et mise en œuvre du tableau de tri

Kontext / Contexte

La formation interne Archivage et mise en œuvre du tableau de tri s’inscrit dans le cadre du déploiement du projet Archivage au sein de l’IFEN. Elle a pour objectif de fournir à tous les agents les éléments nécessaires pour réaliser leur tâche d’archivage de manière autonome.

Zielsetzung / Objectifs

Savoirs
À la suite de la formation, les participant/e/s sauront :
- se référer au cadre légal sur l’archivage au Luxembourg et aux procédures d’archivage de l’IFEN.
- évaluer la valeur archivistique d’un document papier ou numérique
- se repérer dans le cycle de vie d’un document
- utiliser le tableau de tri de l’IFEN pour traiter leurs archives.

Savoir-faire
À la suite de la formation, les participant/e/s seront capables de :
- repérer les séries qui les concernent, dans le tableau de tri de l’IFEN
- faire le lien entre les indications du tableau de tri de l’IFEN et leurs dossiers
- mettre en œuvre, dans leurs activités quotidiennes, les procédures de l’IFEN en matière d’archivage de documents papier et numériques
- contribuer de manière autonome au processus d’archivage de l’IFEN.

Attitudes
Grâce à la formation, les participant/e/s seront amené/e/s à :
- percevoir leur responsabilité en matière d’archivage et l’obligation légale de l’IFEN à ce sujet
- adopter les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire quotidienne
- anticiper le sort final des documents pour contribuer à la préparation de leur versement ou de leur destruction
- solliciter la déléguée à l’archivage de l’IFEN, en cas de nécessité.

Inhalt / Contenu

La formation abordera les notions suivantes :
- les dispositions légales sur l’archivage au Luxembourg
- les termes spécifiques liés à l’archivage : archives courantes/intermédiaires/définitives, DUA, sort final, série, catégorie, document engageant/non engageant, clôture de dossier…
- le cycle de vie d’un document
- la structure et le contenu du tableau de tri de l’IFEN
- les procédures de traitement des archives papier et numériques
- les procédures de versement et de destruction en vigueur et le rôle attendu de chaque agent
- les aides disponibles en interne pour mener à bien la mission d’archivage.

Arbeitsformen / Approche méthodologique

Cette formation est proposée intégralement en ligne sur Moodle. Elle peut donc être suivie par chaque agent selon ses disponibilités.

La formation comprend 4 modules progressifs.
- Module 1 : Archive, document... De quoi parlons-nous ?
- Module 2 : Qu’est-ce que le tableau de tri de l’IFEN ?
- Module 3 : Comment utiliser le tableau de tri de l’IFEN ?
- Module 4 : Comment gérer vos archives papier et numériques ?

Ces modules sont suivis d’un quiz ou d’exercices pratiques en ligne et accompagnés de vidéos d'introduction et de conclusion, pour contextualiser les apprentissages.

Referent, Referentin / Formateur, formatrice

Ariane Treyvaud, Responsable démarche qualité IFEN, déléguée à l’archivage

Remarques / Anmerkung

La formation pourra être évaluée directement dans Moodle par les participant/e/s, grâce à un questionnaire en ligne spécialement conçu.