Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel (ci-après « Politique »)

L'Institut de formation de l'Éducation nationale (ci-après « IFEN »), créé par la loi modifiée du 30 juillet 2015 portant création d'un Institut de formation de l'éducation nationale (ci-après « Loi »), a pour mission de concevoir, d'organiser, de promouvoir et d'évaluer les dispositifs du stage, de la période d'initiation et de la formation continue du personnel de l'éducation nationale.

Pour l'IFEN la protection des données à caractère personnel est une préoccupation primordiale.

Dans le cadre de la règlementation européenne sur la protection des données à caractère personnel (Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE, ci-après « RGPD »), l'IFEN vous présente ci-après les mesures mises en œuvre concernant les dispositifs de sécurité et de confidentialité ainsi que l'utilisation intègre des données personnelles qu'il est mené à traiter dans le cadre de ses missions légales. Ces mesures s'appliquent à l'ensemble des dispositifs de formation professionnelle organisés par l'IFEN.

Ainsi, si vous êtes concernés par un traitement de données à caractère personnel autre que ceux qui sont décrits dans la présente Politique tel que notamment le droit à l'image et à la voix, nous tenons à vous signaler qu'une notice d'information distincte et adaptée au cas d'espèce est mise à votre disposition.

1. Responsable du traitement

Sauf exception, l'IFEN est le responsable du traitement des données à caractère personnel effectué dans le cadre des missions légales qui lui sont conférées par la Loi.

Le formateur est seul responsable des supports et contenus qu'il présente et utilise dans le cadre de la formation qu'il dispense à l'IFEN, en matière de droits d'auteur, de droit à l'image et à la voix tout comme de protection des données à caractère personnel.

Le participant est seul responsable des supports et contenus qu'il présente et utilise de sa propre initiative dans le cadre de la formation qu'il suit à l'IFEN, en matière de droits d'auteur, de droit à l'image et à la voix tout comme de protection des données à caractère personnel.

2. Personnes concernées et base légale

Sont concernés par la Politique :

  • les participants aux activités de formation continue,

  • les fonctionnaires stagiaires et les employés en période d'initiation,

  • les formateurs qui dispensent des formations auprès de l'IFEN,

  • les intervenants dans le cadre du stage ou de la période d'initiation et

  • les délégués à la formation continue.

Les traitements des données à caractère personnel desdites personnes effectués par l'IFEN trouvent leur fondement légal dans la Loi, dans la loi modifiée du 25 juin 2004 portant organisation des lycées ainsi que dans les règlements grand-ducaux pris en leur application. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires à la réalisation des finalités sont traitées par l'IFEN.

3. Catégories des données à caractère personnel traitées

En fonction du profil des personnes concernées (participants à une formation, formateur, etc.) les présentes données à caractère personnel sont susceptibles d'être traitées par l'IFEN :

TitreIAM
PrénomNom
FonctionEtablissement
Numéro de matricule luxembourgeoisSpécialité
AdresseCode Postal
VillePays de résidence
Téléphone personnelTéléphone professionnel
GSM PersonnelGSM Professionnel
Adresse mail personnelleAdresse mail professionnelle
Coordonnées bancairesProfil formateur*

Ces données sont transmises à l'IFEN soit par l'intermédiaire des services du Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse (ci-après « MENJE »), soit par les personnes concernées. La communication des données effectuée par l'intermédiaire des services du MENJE se fait directement par interconnexion entre systèmes informatiques ou par voie électronique.

*Les données renseignées dans le « Profil du formateur » concernent seulement les formateurs. Ces données sont fournies par les formateurs qui remplissent le formulaire de la rubrique « Mon profil formateur/-trice » dans leur compte sur www.ifen.lu. Ces données sont utilisées par l'IFEN dans le but de mieux connaître les compétences professionnelles des formateurs et peuvent être utilisées dans le cadre de la recherche de formateurs sur des thématiques de formation pour lesquels des besoins sont recensés.

4. Finalités du traitement

Les traitements des données à caractère personnel mentionnées ci-dessus ont pour objectifs de gérer :

  • 1. l'inscription, l'admission et la présence d'un participant à une formation ;

  • 2. la mise à disposition de la documentation relative au parcours de formation d'un participant ;

  • 3. la participation aux frais d'inscription d'un participant à une formation ;

  • 4. l'organisation des parcours de stage et de la période d'initiation ainsi que la mise à disposition de la documentation relevant des décisions administratives rendues auprès des fonctionnaires stagiaires et des employés en période d'initiation ;

  • 5. l'organisation de l'évaluation des compétences professionnelles des fonctionnaires stagiaires et des employés en période d'initiation, la communication des résultats et la validation du stage et de la période d'initiation ;

  • 6. le profil, la rémunération, la décharge, la présence et le séjour d'un formateur dans le cadre de la tenue d'une formation ;

  • 7. la mise à disposition de la documentation relative aux formations dispensées par un formateur ;

  • 8. l'inscription des personnes concernées (cf. point 2) au Centre de documentation pédagogique (ci-après « CDP ») de l'IFEN ;

  • 9. l'identification et l'authentification des utilisateurs moyennant un compte en ligne.

Des analyses statistiques, enquêtes de satisfaction ou autres moyens d'évaluation de la qualité des dispositifs en place sont susceptibles d'être réalisés en conformité avec le RGPD et la loi du 1er août 2018 portant création de la Commission nationale pour la protection des données.

Seules les données nécessaires à ces finalités sont traitées. Ces données sont traitées par un nombre limité de personnes dûment autorisées et formées pour en assurer une utilisation conforme aux missions de l'IFEN et en conformité avec le RGPD.

5. Destinataires du traitement

En plus de l'IFEN, les destinataires du traitement des données des participants aux activités de formation continue peuvent être les suivants :

  • 1. le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation, aux fins de la gestion informatique des comptes utilisateurs ;
  • 2. les services du MENJE, aux fins du suivi du dossier personnel ;
  • 3. les directions des établissements scolaires et socio-éducatifs, aux fins de la comptabilisation des heures de formation continue obligatoires ;
  • 4. les directions de région de l'enseignement fondamental, aux fins de la comptabilisation des heures de formation continue obligatoires ;
  • 5. le service financier du MENJE et le ministère des Finances, aux fins de la prise en charge de demandes de participation aux frais d'inscription à une formation ;
  • 6. la Bibliothèque nationale du Luxembourg aux fins de l'inscription et de la gestion du prêt d'ouvrages auprès du Centre de documentation pédagogique de l'IFEN ;
  • 7. le Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État, aux fins de la comptabilisation des heures de formation continue au cours de la carrière.

En plus de l'IFEN, les destinataires du traitement des données des fonctionnaires stagiaires et des employés en période d'initiation peuvent être les suivants :

  • 1. le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation, aux fins de la gestion informatique des comptes utilisateurs ;
  • 2. les services du MENJE, aux fins de l'organisation administrative du stage, de l'attribution des leçons de décharge et du suivi du dossier personnel ;
  • 3. les directions des établissements scolaires et socio-éducatifs, aux fins de l'organisation et du suivi du stage et de la période d'initiation (prise en compte des leçons de décharge, comptabilisation des heures de formation obligatoires, organisation de certaines activités de formation, organisation de certaines épreuves formatives et certificatives, communication des résultats aux épreuves du stage et du certificat de formation pédagogique, etc.) ;
  • 4. les directions de région de l'enseignement fondamental, aux fins de l'organisation et du suivi du stage et de la période d'initiation (prise en compte des leçons de décharge, comptabilisation des heures de formation obligatoires, organisation de certaines activités de formation, organisation de certaines épreuves formatives et certificatives, communication des résultats aux épreuves du stage et du certificat de formation pédagogique, etc.) ;
  • 5. le service financier du MENJE et le ministère des Finances, aux fins de la prise en charge de demandes de participation aux frais d'inscription ;
  • 6. la Bibliothèque nationale du Luxembourg aux fins de l'inscription et de la gestion du prêt d'ouvrages auprès du Centre de documentation pédagogique de l'IFEN.

En plus de l'IFEN, les destinataires du traitement des données des intervenants dans le cadre du stage ou de la période d'initiation peuvent être les suivants :

  • 1. le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation, aux fins de la gestion informatique des comptes utilisateurs ;
  • 2. les services du MENJE, aux fins de la nomination à la fonction en tant qu'intervenants, le cas échéant de la validation de leçons de décharge ou de l'attribution d'un poste à responsabilité particulière dans le cadre de la fonction et du suivi du dossier personnel ;
  • 3. les directions des établissements scolaires et socio-éducatifs, aux fins de l'organisation du stage, de l'attribution, le cas échéant, de leçons de décharge dans le cadre de la fonction et de la gestion de l'organisation scolaire qui en découle ;
  • 4. les directions de région de l'enseignement fondamental, aux fins de l'organisation du stage, de l'attribution, le cas échéant, de leçons de décharge dans le cadre de la fonction et de la gestion de l'organisation scolaire qui en découle ;
  • 5. le service financier du MENJE et le ministère des Finances, aux fins, le cas échéant, de la rémunération d'indemnités relevant de la fonction d'intervenant dans le cadre du stage ou de la période d'initiation ;
  • 6. la Bibliothèque nationale du Luxembourg aux fins de l'inscription et de la gestion du prêt d'ouvrages auprès du Centre de documentation pédagogique de l'IFEN.

En plus de l'IFEN, les destinataires du traitement des données des délégués à la formation continue peuvent être les suivants :

  • 1. le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation, aux fins de la gestion informatique des comptes utilisateurs ;
  • 2. les services du MENJE, aux fins de la nomination à la fonction en tant que délégué à la formation continue, de la validation de leçons de décharge dans le cadre de la fonction et du suivi du dossier personnel ;
  • 3. les directions des établissements scolaires, aux fins de la gestion de la coordination de la formation continue au sein de l'établissement ;
  • 4. la Bibliothèque nationale du Luxembourg aux fins de l'inscription et de la gestion du prêt d'ouvrages auprès du Centre de documentation pédagogique de l'IFEN.

En plus de l'IFEN, les destinataires du traitement des données des formateurs dispensant des formations auprès de l'IFEN peuvent être les suivants :

  • 1. le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation, aux fins de la gestion informatique des comptes utilisateurs ;
  • 2. les services du MENJE, aux fins de la nomination à la fonction, de la validation, le cas échéant, de leçons de décharge dans le cadre de la fonction et du suivi, le cas échéant, du dossier personnel ;
  • 3. les directions des établissements scolaires et socio-éducatifs, aux fins de l'organisation des formations internes aux établissements, de l'attribution et de la prise en compte, le cas échéant, de leçons de décharge et de la gestion de l'organisation scolaire qui en découle ;
  • 4. les directions de région de l'enseignement fondamental, aux fins de l'organisation des formations internes aux écoles, de l'attribution et de la prise en compte, le cas échéant, de leçons de décharge et de la gestion de l'organisation scolaire qui en découle ;
  • 5. le service financier du MENJE et le ministère des Finances, aux fins de la rémunération des indemnités de prestation et frais de séjour ;
  • 6. la Bibliothèque nationale du Luxembourg aux fins de l'inscription et de la gestion du prêt d'ouvrages auprès du Centre de documentation pédagogique de l'IFEN.

L'IFEN peut être amené à travailler avec des sous-traitants conformément aux dispositions de l'article 28 du RGPD.

6. Durée de conservation

Pour l'agent de l'éducation nationale, l'IFEN conserve ses données à caractère personnel pendant la durée de sa carrière. Cette durée de conservation permet à l'IFEN de fournir à l’agent concerné et aux autorités compétentes, les informations relatives à l'historique de formations dispensées et suivies de l'agent tout au long de son parcours professionnel. Les données à caractère personnel de l'agent de l'éducation nationale sont pseudonymisées cinq ans après la fin de son activité professionnelle auprès du MENJE afin d'être, le cas échéant, utilisées à des fins d'analyses statistiques ou d'autres moyens d'évaluation de la qualité des dispositifs de formation. Lesdites données sont ensuite supprimées de manière irrémédiable dans un délai de 75 ans à partir de la date de naissance de l'agent.

Pour le formateur qui n'est pas un agent de l'éducation nationale, l'IFEN conserve ses données à caractère personnel pendant les 40 années qui suivent sa dernière prestation effectuée auprès de l'IFEN. Cette durée de conservation permet à l'IFEN de fournir aux participants aux activités de formation de l'IFEN et aux autorités compétentes les informations relatives à leur historique de formations tout au long de leur parcours professionnel. Au-delà de cette période, lesdites données sont supprimées de manière irrémédiable.

7. Hébergement et sécurité des données

L'hébergement et la sécurité technique des données (accès, intégrité et confidentialité) sont assurés par le Centre de Gestion Informatique de l'Éducation situé à Walferdange.

Dans certains cas particuliers, l'hébergement et la sécurité technique de certaines données peuvent être assurés par un sous-traitant.

8. Exercice de vos droits

Les règles légales en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les droits reconnus aux personnes concernées par les traitements effectués sont applicables dans les conditions afférentes et sous réserve des exceptions et dérogations prévues.

Vous avez un droit d'accès à vos données personnelles. En vous identifiant sur notre site, vous accédez depuis la rubrique " Mes données personnelles " à l'ensemble de vos données à caractère personnel dont dispose l'IFEN.

Vous pouvez à tout moment demander la rectification de vos données en adressant votre demande par courriel (rgpd(@)ifen.lu).

Vous disposez du droit à la limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de s'opposer à leur utilisation ainsi que du droit d'obtenir leur effacement, aux conditions et dans les limites prévues par le RGPD.

Pour des questions relatives au traitement de ces données ou en vue de faire valoir l'exercice de vos droits, vous pouvez, en le justifiant, contacter le chargé de la protection des données du responsable du traitement (BP 98 L-7201, Bereldange ǀ rgpd(@)ifen.lu) ou son délégué à la protection des données (B.P. 98, L-7201 Bereldange ǀ dpo(@)men.lu).

La Commission nationale pour la protection des données, ayant son siège au 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, peut être saisie le cas échéant, d'une réclamation relative aux droits reconnus aux personnes concernées (www.cnpd.lu).

9. Modifications

L'IFEN se réserve le droit de modifier la présente Politique. En cas de modification vous en serez informé lors d'une prochaine authentification.