Conditions générales de participation à une formation de l’Institut de formation de l’Éducation nationale

1. Personnel concerné 

Les présentes conditions générales s’appliquent à toute personne inscrite en tant que participant à une activité de formation organisée par l’Institut de formation de l’Éducation nationale, dénommé ci-après « IFEN ».

Le participant est tenu d’accepter et de respecter les termes des présentes conditions générales, que l’activité de formation soit dispensée dans les locaux de l’IFEN sur le site eduPôle, route de Diekirch à Walferdange, sur le site de l’IFEN Esch-Belval – Terres Rouges, 3 et 5, avenue de la Fonte à Esch-sur-Alzette, dans un autre établissement ou dispensée en ligne. Si l’activité de formation est dispensée dans un autre établissement, le participant est également tenu de se conformer aux règles et conditions en vigueur dans cet établissement.

2. Propriété intellectuelle et droit à l’image et à la voix

Les captations photographiques ou audiovisuelles ne sont pas admises, que l’activité de formation se déroule en présentiel ou en ligne.

Le participant est responsable des supports et contenus qu’il utilise ou diffuse dans le cadre de l’activité de formation, en matière de propriété intellectuelle et de droit à l’image et à la voix.

3. Participation à une activité de formation pendant un congé

La participation à une activité de formation (en présentiel ou en ligne) pendant un congé prévu au chapitre 9 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, n’est pas admise, même à titre volontaire ou sur présentation d’un certificat médical, sauf dans les cas expressément prévus par la réglementation applicable, à savoir :

3.1. Pendant un congé sans traitement

La participation à une activité de formation professionnelle (en présentiel ou en ligne) étant considérée comme du temps de travail, une telle activité de formation ne peut pas être suivie pendant un congé sans traitement, à part celle qui est spécifiquement prévue par l’article 30, paragraphe 3, alinéa 5 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État qui dispose que « lorsque le congé sans traitement […] dépasse la durée de deux ans, le fonctionnaire est tenu de suivre, préalablement à sa réintégration dans l’administration, une formation spéciale auprès de l’Institut National d’Administration Publique ou d’un autre organisme de formation reconnu par le ministre ».

3.2. Pendant un congé parental

La participation à une activité de formation (en présentiel ou en ligne) pendant un congé parental à temps plein n’est pas admise.

L’agent peut participer à une activité de formation professionnelle pendant son service dans le cadre d’un congé parental à temps partiel et d’un congé parental fractionné, mais cette activité de formation ne pourra déborder au-delà des pourcentages fixés pour l’activité de service.

Pour la participation à ces activités de formation, l’agent reste couvert contre les risques d’un éventuel accident du travail / de trajet, en application des dispositions du Livre II du Code de la sécurité sociale.   

4. Dispositions spécifiques à la participation à une activité de formation

4.1.   Dans le cadre d’une interférence avec la tâche de service

Lorsque l’activité de formation continue interfère avec la tâche d’enseignement direct ou la tâche éducative du participant, celui-ci est tenu de solliciter auprès de son supérieur hiérarchique une libération de sa tâche afin de pouvoir participer à l’activité de formation continue. Un modèle de demande est téléchargeable dans l’espace en ligne MyIFEN du participant.

4.2. Dans le cadre d’une dispense de travail pour raison de santé

L’agent qui bénéficie d’une dispense de travail pour raison de santé est tenu de demander l’accord du médecin du travail pour pouvoir participer à une activité de formation.

4.3. Participation en ligne

La participation en ligne à une activité de formation organisée en présentiel n’est pas admise.

5. Horaires – absence et retard

5.1. Horaires

Les horaires de formation sont fixés par l’IFEN et portés à la connaissance du participant lors de la confirmation de son inscription, à l’exception du coaching et de la médiation pour lesquels les horaires sont convenus entre le participant et l’accompagnateur.

Le participant est tenu de respecter ces horaires de formation et l’application des dispositions ci-après.

Le participant n’est pas autorisé à s’absenter pendant la durée de l’activité de formation, sauf en cas de circonstances exceptionnelles dûment justifiées et avec l’accord préalable de l’IFEN.

5.2. Absence et retard à une activité de formation continue

5.2.1. En cas d’absence ou de retard à une activité de formation continue, le participant est tenu d’avertir par courrier électronique le « Contact IFEN » de l’activité de formation (affiché dans le catalogue et l’espace en ligne MyIFEN du participant) en indiquant ses coordonnées, le code et le titre de l’activité de formation ainsi que le jour et l’horaire de la séance. Aucun certificat médical ne doit être joint à cette communication.

5.2.2. Lorsque l’absence à une séance d’une activité de formation continue résulte d’une obligation de service (en dehors de la tâche pour laquelle le participant peut obtenir une libération telle que prévue au point 4.1 ci-dessus) ou d’un congé prévu au chapitre 9 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, la justification de cette absence est considérée comme valable.
Le volume horaire correspondant à la séance à laquelle le participant est absent n’est pas pris en compte pour l’établissement de son attestation de participation.

5.2.3. Lorsque l’absence à une séance d’une activité de formation continue ne résulte ni d’une obligation de service (en dehors de la tâche pour laquelle le participant peut obtenir une libération telle que prévue au point 4.1 ci-dessus) ni d’un congé prévu au chapitre 9 de la loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, la justification de cette absence n’est pas considérée comme valable.
Dans ce cas, aucune attestation de participation relative à l’ensemble de l’activité de formation continue n’est délivrée au participant.

5.2.4. Sauf accord préalable de l’IFEN, lorsqu’un retard ou un départ anticipé de plus de 15 minutes à une séance d’une activité de formation continue est enregistré, le volume horaire correspondant à la séance n’est pas pris en compte pour l’établissement de l’attestation de participation.

5.2.5. Le participant absent lors de la première séance d’une activité de formation n’est pas autorisé à participer aux séances suivantes de cette activité de formation.

5.3. Absence et retard à une activité de formation dans le cadre du stage

5.3.1. En cas d’absence ou de retard à une activité de formation dans le cadre du stage, le participant est tenu d’avertir par courrier électronique le « Contact IFEN » de l’activité de formation (affiché dans l’espace en ligne MyIFEN du participant) en mettant en copie la direction de son établissement d’affectation et en indiquant ses coordonnées complètes, sa promotion (si connue), le code et le titre de l’activité de formation ainsi que le jour et l’horaire de la séance. Aucun certificat médical ne doit être joint à cette communication.

5.3.2. Les dispositions 5.2.2 à 5.2.4 ci-dessus sont d’application dans le contexte de la participation à une activité de formation dans le cadre du stage.

5.4. Conditions particulières pour le coaching individuel et la médiation

Le participant qui est dans l’impossibilité de participer à une séance de coaching individuel ou de médiation est tenu d’en informer l’accompagnateur au plus tard 48 heures avant le rendez-vous fixé.

À défaut de respecter ce délai, les honoraires relatifs à la séance sont à la charge du participant, conformément aux modalités qui lui ont été communiquées lors de la prise de rendez-vous. La facture correspondante est adressée directement au participant par l’accompagnateur.

Lorsque l’impossibilité de participer à une séance résulte d’une incapacité pour raison médicale survenue moins de 48 heures avant la séance, le participant est tenu d’en informer l’accompagnateur et l’IFEN dans les meilleurs délais.
Dans ce cas, les honoraires sont pris en charge par l’IFEN, à condition que le participant transmette une copie de son certificat médical au service des ressources humaines de son établissement d’affectation ou du MENJE, et qu’il en informe également l’IFEN.

6. Liste de présence 

Le participant est tenu de valider sa présence par le moyen prescrit par l’IFEN lors d’une activité de formation en présentiel ou en ligne.

La validation de la présence du participant permet de comptabiliser le volume horaire de la séance à son attestation.

7. Attestation de participation 

Le participant est tenu de participer activement à l’ensemble de l’activité de formation et, le cas échéant, de remettre les travaux demandés dans les délais impartis.

À l’issue de l’activité de formation, une attestation de participation est délivrée au participant dont l’inscription a été confirmée au préalable par l’IFEN.

Lorsque la justification de l’absence du participant à une ou plusieurs séances de l’activité de formation est validée par l’IFEN (cf. point 5.2.2), une attestation mentionnant le volume horaire correspondant aux séances effectivement suivies lui est délivrée.

Lorsque la justification de l’absence du participant à une ou plusieurs séances de l’activité de formation n’est pas validée par l’IFEN (cf. point 5.2.3), aucune attestation ne lui est délivrée.

Aucune attestation de participation n’est délivrée à l’agent qui participe à une activité de formation sans y être valablement inscrit, notamment lorsqu’il figure uniquement sur la liste d’attente.

8. Bon déroulement de la formation 

Le participant est tenu d’adopter un comportement respectueux à l’égard du formateur et des autres participants afin de garantir le bon déroulement de l’activité de formation. En cas de comportement contraire, le formateur peut exclure le participant de l’activité de formation. Dans ce cas, aucune attestation de participation relative à cette activité de formation ne lui est délivrée.

9. Conditions de participation à une activité de formation en ligne

Le participant s’engage à :

• vérifier le bon fonctionnement de son matériel informatique (ordinateur, caméra, microphone) avant le début de la séance ;
• s’installer dans un environnement calme, propice au suivi de l’activité de formation ;
• utiliser un ordinateur pour suivre l’activité de formation ; l’utilisation d’un téléphone portable à cette fin n’est pas autorisée ;
• se connecter au moins dix minutes avant le début de la séance ;
• se connecter au moyen de ses identifiants IAM personnels ;
• maintenir sa caméra activée pendant la durée de l’activité de formation. Le formateur peut considérer comme absent tout participant qui ne réagit pas ou refuse d’activer sa caméra sans justification valable ;
• désactiver son microphone lorsqu’il ne prend pas la parole ;
• utiliser la fonction numérique « lever la main » pour demander la parole ;
• ne procéder à aucun enregistrement ni à aucune diffusion de l’activité de formation, sous quelque forme que ce soit.

Tout manquement à l’une de ces obligations peut être considéré comme une absence non valablement justifiée et entraîner la non-délivrance d’une attestation de participation.

Les dispositions des points 1 à 8 ainsi que celles des points 11, 15 et 16 des présentes conditions générales s’appliquent également aux activités de formation en ligne.

10. Maintien en bon état du matériel 

Le participant est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié, qu’il soit mis à sa disposition temporairement ou utilisé dans les locaux de l’IFEN.

Le participant est tenu d’utiliser le matériel exclusivement dans le cadre de l’activité de formation. L’utilisation du matériel à d’autres fins, notamment personnelles, est interdite.

Toute anomalie, tout dysfonctionnement ou toute dégradation du matériel, qu’elle soit volontaire ou accidentelle, doit être signalée sans délai au formateur ou au service compétent.

En cas de perte ou de détérioration imputable à une négligence ou à un usage inapproprié, l’IFEN se réserve le droit de réclamer au participant le remboursement du matériel concerné.

11. Information et affichage 

La diffusion des informations s’effectue exclusivement au moyen des panneaux d’affichage prévus à cet effet et des supports numériques administrés par l’IFEN.

Toute diffusion d’informations ou de documents est soumise à l’autorisation préalable de l’IFEN.

Toute communication à caractère politique, syndical ou religieux est interdite dans les lieux de formation ainsi que dans le cadre des activités de formation, qu’elles soient organisées en présentiel ou en ligne.

12. Règles générales d’hygiène et de sécurité 

Le participant veille à sa propre sécurité ainsi qu’à celle des autres en respectant les consignes de sécurité notamment celles relatives au plan d’évacuation, à l’utilisation du matériel et à l’accès aux zones réservées, ainsi que les règles d’hygiène applicables sur le lieu de formation.

Tout comportement susceptible de compromettre la sécurité des personnes ou des biens peut donner lieu à une intervention immédiate de l’IFEN et à toute mesure appropriée.

13. Interdiction de fumer 

Il est interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments ainsi que dans les lieux affectés à un usage collectif sur le lieu de l’activité de formation, conformément aux dispositions de la loi du 11 août 2006 relative à la lutte antitabac.

14. Responsabilité en cas de vol ou endommagement de biens personnels 

L’IFEN ne peut être tenu responsable de la perte, du vol ou de la détérioration des effets personnels du participant, y compris dans les locaux administratifs, les salles de formation, les espaces communs et les parkings.

Le participant est invité à ne pas laisser ses objets de valeur sans surveillance.

15. Sanction 

Tout manquement aux dispositions des présentes conditions générales est susceptible d’entraîner des mesures appropriées pouvant aller du rappel à l’ordre à l’exclusion des activités de formation, sans préjudice d’éventuelles poursuites disciplinaires, administratives ou judiciaires.

Toute décision de sanction peut faire l’objet d’un recours auprès du directeur de l’IFEN.

16. Protection des données à caractère personnel 

L’IFEN informe le participant qu’il dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant, d’un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes, d’un droit d’opposition au traitement, ainsi que des droits à l’effacement et à la limitation du traitement, sous réserve des exceptions prévues par la réglementation applicable.

La politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel est disponible sur le site internet de l’IFEN.

Pour toute question relative au traitement de ces données ou pour exercer ses droits, le participant peut, après justification de son identité, contacter :

• le responsable du traitement de l’IFEN : BP 98, L-7201 Bereldange – rgpd@ifen.lu ;
• le délégué à la protection des données du Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse (MENJE) : BP 98, L-7201 Bereldange – dpo@men.lu.

Si le participant estime que le traitement de ses données à caractère personnel constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), il peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).